Çalışma Sayfasındaki Dört Veri Türü

İster küçük bir anne-baba işletmesi için çalışıyor olun, ister dev, çok uluslu bir firmaya ait olun, elektronik tablolar muhtemelen işletmeniz için paha biçilmez bir araç olacaktır. Tüm şirketler, müşteri listeleri, envanter, alacak hesapları, pazarlama kişileri gibi çeşitli verileri yönetir. Elektronik tablolar, bir çalışma sayfasına (bir elektronik tablo dosyasının tek bir sekmesi veya "sayfası") bilgi girmeyi ve sunum ve analiz için bilgileri değiştirmeyi kolaylaştırır. Pek çok farklı veri türü (ve bunları karakterize etmenin birçok yolu) olmasına rağmen, işletmeniz muhtemelen veri yönetiminiz için dört temel bilgi türüne dayanır.

Dolar, Dolar, Dolar!

Bir işletme için, gelen parayı ve harcadığınız parayı takip etmekten daha kritik ne olabilir. Elektronik tablolar, paranın işletmenizin içine ve dışına hareketini görüntülemek ve analiz etmek için ideal araçlardır. Parayı temsil eden sayısal girişleri tanımak için çalışma sayfanızın bir bölümünü biçimlendirebilirsiniz - sütunları, satırları veya bir dizi hücreyi seçin -. Yazılımınız, para girişleri için seçtiğiniz biçimlendirmeyi otomatik olarak uygulayacaktır, örneğin girişe bir dolar işareti uygulamak ve bunu senti temsil etmek için iki ondalık basamakla görüntülemek gibi. Görünümü değiştirmenin birçok yolu vardır, örneğin ABD doları dışında bir para birimi seçerek veya sent girişlerini kaldırarak, bu büyük dolar tutarları için kullanışlıdır.

Numaraları Yönetme

İşletmeler, paranın yanı sıra çok sayıda sayısal veriyi de takip ediyor. Bunlardan bazıları, şirket filosundaki araç sayısı veya müşterilerinizin her birine telefonla ulaşılma sayısı gibi basit sayımlardır. Müşteri telefon numaraları veya personelinizin Sosyal Güvenlik numaraları gibi diğer numaralar daha temsilidir. Bazı işletmelerin, enlem ve boylam alanları veya kongre bölge numaraları gibi daha da özel sayısal verilerin listelerini tutması gerekir.

Elektronik tablonuz bu tür sayılar için de çok sayıda biçimlendirme seçeneği sunar. Numaraların virgülle veya virgülsüz olarak veya uygun şekilde çizgi ve parantez içeren standart bir stille görünmesini sağlayabilirsiniz. Örneğin, telefon numaralarınızın alan koduyla parantez içinde görünmesini veya Sosyal Güvenlik numaralarının uygun yerlere kısa çizgiler içermesini isteyebilirsiniz.

Veri Türü Olarak Metin

Müşteri adları, ürün açıklamaları, şehirler, ülkeler, e-posta adresleri - bunların tümü ve daha fazlası - düzenli olarak elektronik tablolara metin biçiminde girilir. Metin, tartışmasız bir veri biçimidir. Örneğin, elektronik tablonuz uzun bir isim listesini neredeyse anında alfabetik olarak sıralayabilir, çünkü metin girişlerini veri olarak tanır ve bunları uygun şekilde işleyebilir.

Metin giriş alanlarınızı dikkatlice değerlendirin. Örneğin, müşteri adlarını soyadlarından ayrı bir alana girmek isteyebilirsiniz. Bu, listeyi ada veya soyadına göre alfabetik olarak sıralamayı kolaylaştırır. Benzer şekilde, tek bir hücreye tam adres girmek, adresi bu parametrelerde hızlı sıralamaya izin vermek için Şehir, Eyalet ve Posta Kodu gibi ayrı alanlara bölmek kadar yararlı olmayabilir.

İpucu

Tarihler, metin biçiminde veya standartlaştırılmış bir sayısal formatta yazılabilir. Çalışma sayfanızdaki bir veri alanını veya hücre aralığını tarih girişi olarak tanımlarsanız, elektronik tablonuz sayısal ve metin gösterimleri arasında kolayca ileri geri dönüştürebilir.

Çalışma Sayfası Formülleri

Tam olarak veri olmasa da, formül girme yeteneği, elektronik tablolarda veri yönetiminin önemli bir özelliğidir. Satışların nerede arttığını ve nerede düştüğünü görmek için binden fazla ürünün her biri için son beş yıldaki satışları gözden geçirmenizin istendiğini düşünün. Bunun gibi bir görevi elle yapmak haftalar değilse de günler alır ve inanılmaz sıkıntınızı içerir. Ancak iyi hazırlanmış bir veya iki formülle, bir elektronik tablo görevi saniyeler içinde yönetebilir.