Bir İnsan Kaynakları Klasörü Hangi Belgeleri İçerir?

Bir çalışanın insan kaynakları klasörüne giren çok sayıda form ve öğe vardır. Bu formlardan bazıları yasal amaçlarla korunmaktadır. Diğerleri şirket politikaları ve protokolü nedeniyle dosyalanır. İnsan kaynakları yöneticileri ayrıca çalışanların kişisel kayıtlarını kariyerleri boyunca tutar. Küçük şirketler, elektronik dosyalar oluşturmak için çalışanların belgelerinin tamamını veya bir kısmını taramayı seçebilir. Bu şekilde dosyalar yangın, su veya hırsızlıktan kaynaklanan zararlara o kadar eğilimli olmaz.

Yasal belgeler

Küçük işletme sahipleri, çalışanlar için belirli yasal belgeleri saklamalıdır. Bir örnek, bir çalışanın Amerika Birleşik Devletleri'nde yasal olarak çalışabileceğini doğrulayan I-9 formudur. Şirket ayrıca çalışanın yasal statüsüne ilişkin ek belgeler olarak çalışanın ehliyetinin ve Sosyal Güvenlik kartının bir fotoğrafını saklayabilir. Ayrıca, çalışanlardan genellikle işlerine başladıkları gün insan kaynakları klasörlerinde bulunan W-4 formlarını doldurmaları istenir. Bu formlar, bir çalışanın talep ettiği kişisel vergi muafiyetlerinin sayısını gösterir.

İşle İlgili Belgeler

İnsan kaynakları departmanları ayrıca çalışanların özgeçmişlerini ve uygulamalarını klasörlerde tutar. Bu öğeler genellikle bir çalışan iş başvurusunda bulunduğunda gönderilir. Şirket, bir kişinin geçmişini kontrol etmeleri gerektiğinde bu kayıtları tutar. Bir insan kaynakları klasöründe tutulan işle ilgili başka bir belge, bir çalışanın iş tanımıdır. Bu, çalışanın genellikle çalışanları yönetmek, meslektaşlarla çalışmak, iletişim ve teknik bilgi birikimi gibi farklı işlevlere bölünmüş iş sorumluluklarının bir özetidir.

Performansla İlgili Belgeler

Performans incelemeleri, insan kaynakları klasörlerinde tutulan diğer önemli belgelerdir. Çalışanların performans değerlendirme veya incelemelerinin kayıtlarını tutmak, işletmelerin davalardan korunmasına yardımcı olabilir. Örneğin, küçük bir işletme, eski bir çalışandan haksız fesih davasıyla karşı karşıya kalabilir. İş sahibi, çalışanın performans değerlendirmelerinin kopyalarını muhafaza ederse, feshin performanstan kaynaklandığını daha iyi kanıtlayabilir. Benzer şekilde, disiplin cezalarının veya yazıların kayıtları klasörlerde tutulabilir.

Diğer Belgeler

İşverenler ayrıca insan kaynakları klasörlerinde kayıtları veya çalışanların katılımını, ödüllerini ve tıbbi geçmişini tutar. Devam kayıtları, yöneticilerin bir çalışanın herhangi bir hastalık veya tatil gününü aşıp aşmadığını belirlemelerine olanak tanır. Çoğu zaman, şirketler çalışanlarına dosyada saklanabilecek periyodik ödüller sunar. Bu ödüller, "ayın çalışanı" satış promosyonlarını veya özel takdiri içerebilir. Tıbbi kayıtlar genellikle Amerikan Engelliler Yasası ile ilgili olan belirli ADA yasalarına uygunluğu sağlamak için saklanır. İnsan kaynakları departmanı, gizlilik amacıyla tıbbi kayıtlar için ayrı bir klasör oluşturabilir.